Euler Hermes > Incasso > Onze oplossingen > Best Practice

Uw gids om wanbetaling te voorkomen

 

Tip!

Effectief credit management, gericht op het verminderen van het risico van wanbetaling en dubieuze debiteuren, is een essentieel onderdeel van een goede bedrijfsvoering.

 

Kredietverzekeren kan een belangrijke rol spelen voor uw credit management. Op deze manier genieten ondernemers bescherming tegen de gevolgen van non-betaling van hun afnemers. Daarnaast kunnen verzekerden gebruikmaken van de diensten van een gespecialiseerde incassodivisie, zoals Euler Hermes Collections, om betalingen van afnemers over de hele wereld veilig te stellen.

Vandaag de dag is voor veel bedrijven late betaling meer dan een ongemak. Het is een grote belemmering voor de cashflow en een aanslag op de winstgevendheid. We geven u graag een aantal tips.
 
Schriftelijke overeenkomst of opdrachtbevestiging
• Controleer de identiteit van uw klant bij de Kamer van Koophandel.
• Is uw afnemer kredietwaardig? Accepteert u leverancierskrediet of een andere wijze van betaling? Hebt u een limiet van Euler Hermes gekregen op uw afnemer?
• Is uw contactpersoon bevoegd om de overeenkomst namens de klant aan te gaan?
• Stuur een kopie mee van uw Algemene Leverings- en Betalingsvoorwaarden en verklaar deze van toepassing op uw overeenkomst.

Neem de volgende zaken op in uw voorwaarden:
- Schrijf de voorwaarden in de taal van uw afnemer
- Een incassokosten- (15%) en rentebeding
- Een beding voor (verlengd) eigendomsvoorbehoud
- De Rechtbank van de woonplaats van de leverancier is bevoegd om kennis te nemen van alle geschillen.
- Het Nederlands recht is van toepassing.
- Welke betalingstermijn hanteert u? Welke wijze van betaling?
- Wat regelt u met betrekking tot disputen?
- Binnen welke termijn kan een dispuut worden opgeworpen?
- Zorg dat uw afnemer een rapport moet overleggen van een
gecertificeerd bureau ingeval van schade aan de geleverde goederen.
- Welke incoterms zijn van toepassing?

• Als incoterms, betalingstermijnen e.d. niet zijn geregeld in de Algemene Leverings- en Betalingsvoorwaarden, vermeld ze dan duidelijk in de overeenkomst.
 
Lever de goederen af op de wijze zoals u bent overeengekomen
• Uw afnemer dient voor ontvangst van de goederen te tekenen (Door een bevoegde persoon, met firmastempel.)
• Gebruik een CMR-formulier en vul dit volledig in.
• Factureer nooit later dan maximaal 1 week na levering van de goederen.
 
Vermeld de volgende zaken op uw factuur:
• Uw eigen naam, adres en telefoonnummer.
• De juiste naam en het adres van uw afnemer, alsmede de contactpersoon.
• De vermelding van de aard en hoeveelheid van de geleverde goederen.
• De prijs, exclusief en inclusief BTW, met vermelding van de juiste valuta.
• De overeengekomen betaaltermijn.
• Uw bankrekeningnummer, IBAN en Swift code.
• Op de achterzijde van uw factuur kunt u nogmaals uw voorwaarden afdrukken.
 
Maak voor de vervaltermijn van uw factuur een “pre-dunning call” naar uw afnemer en vraag of de goederen en de factuur in goede orde zijn ontvangen en of uw afnemer op tijd wil betalen.
 
Stuur zo snel mogelijk na de vervaldag van de factuur een schriftelijke herinnering, met een redelijke termijn om alsnog te betalen (maximaal een week).
 
Bel uw afnemer zo spoedig mogelijk na het verstrijken van de vorige termijn en dring aan op onmiddellijke algehele betaling. Betrek uw commerciële afdeling bij het Credit Management: laat hen het telefoongesprek voeren.
 
Als u een betalingsregeling treft met uw afnemer, zorg dan voor:
• Een schriftelijke bevestiging van de gemaakte afspraken.
• Benoem het totaalbedrag van de regeling, de termijnbedragen, de data waarop u de betaling moet hebben ontvangen en uw bankrekeningnummer.
• Tref geen betalingsregelingregeling voor langer dan max. 6 maanden.
• Bedenk vooraf: Is uw afnemer in staat om de regeling na te komen? Of staat hij op het randje van faillissement?
 
Stuur na de herinnering een laatste aanmaning en stel een duidelijke, korte termijn. Benoem de datum waarop het geld op uw bankrekening moet staan en vermeld welke de gevolgen zijn van het niet tijdig betalen (het ter incasso overdragen van uw vordering, met bijkomende kosten).
 
Blijf niet aanmaningen sturen. Als na uw eerste aanmaning geen reactie danwel betaling komt, komt die ook niet na meerdere aanmaningen.
 
Nadat de laatste termijn is verstreken en uw betaling nog niet is ontvangen, geeft u uw vordering uit handen aan Euler Hermes Collections.