Een perfecte factuur is stap 1 voor tijdige betaling

Een fijn moment: de opdracht is klaar, de spullen zijn geleverd, de rekening kan de deur uit. Wat u niet wilt, is dat uw klant uw factuur bekijkt en opzijschuift. Later zal hij de nota nog wel eens bekijken; daar heeft hij nu geen tijd voor of er zijn andere redenen. Gevolg: u kunt wachten op uw geld. Wilt u tijdig betaald worden? Zorg er dan voor dat er een perfecte factuur de deur uitgaat. Ook omdat u dan sterker staat mocht zich een juridisch conflict voordoen over de nota.

Of het nou de naam van de klant is, de omschrijving van uw levering, het nummer of de datum van de factuur; zorg dat de rekening compleet is en foutloos. Tot aan het btw-bedrag toe. En misschien wel het belangrijkste: controleer vooraf of u het juiste factuuradres heeft. Check het bij uw klant. Misschien klopt het adres op de website niet meer. Als u facturen per e-mail stuurt, vraag dan om een leesbevestiging. Achteraf kan dan niet meer gezegd worden dat een factuur niet tijdig is ontvangen.

Hoe vriendelijk de relatie met uw klant ook is, een factuur is een juridisch document.


Omschrijving

Op de nota omschrijft u de producten die u heeft geleverd. Gebruik daarvoor geen interne (onbegrijpelijke) productcode maar benoem uw levering in duidelijke taal. En sluit daarbij aan op de tekst die u heeft gebruikt in de offerte waarop de deal is gebaseerd.

Veel ondernemers vinden het lastig om hun klanten te streng of formeel te benaderen. Ze vinden het niet passen bij de zakelijke relatie die ze hebben. Maar onthoud dit: u bent zelf de afspraken nagekomen bij de levering. Dag mag u ook verwachten van uw opdrachtgever. Zo doen echte ondernemers dat.  

Hoe vriendelijk de relatie met uw klant ook is, een factuur is een juridisch document. Het moet strikt en duidelijk zijn. De betalingstermijn is daarvan een voorbeeld. Hoe meer ruimte u de afnemer geeft, hoe langer u soms op uw geld moet wachten. De meeste ondernemingen worstelen met hun werkkapitaal. Overal proberen ze ruimte te vinden. Vandaar dat u kordaat moet zijn en een betalingsvoorwaarde moet noemen: binnen twee weken moet de rekening betaald zijn.

Reclameren

Met een betalingstermijn geeft u uzelf ook een duidelijke reden om te reclameren. Als de betalingstermijn is verstreken, kunt u eerst even bellen. Dat is persoonlijker dan mailen. Misschien is er wel een goede reden waarom de rekening opzij is gelegd. Een klacht bijvoorbeeld. Maar als u wordt afgescheept met ‘We zullen er binnenkort naar kijken’, an wacht u nog een weekje, maar daarna moet u echt een herinnering sturen. Vermeld ook gerust dat er na telefonisch contact nog steeds niet is betaald. U geeft de opdrachtgever het gevoel dat u erbovenop zit en dat is precies de bedoeling. De praktijk leert dat betaalgedrag alleen maar slechter wordt als de bewaking van facturen slap is geregeld. Zet de schroom opzij en neem het heft in eigen hand.

Wilt u weten hoe u een goede factuur en herinnering opstelt? Raadpleeg de whitepapers die wij hierover maakten. Perfecte facturen en een strak debiteurenbeleid kenmerken een gezonde onderneming. Kijk ook op www.eulerhermes.nl voor meer tips!

Meer weten? Neem vandaag nog contact met ons op!

Neem contact op

Waarom u voor ons kiest?

Wereldwijde marktleider

50+

aanwezigheid in landen wereldwijd

Voorspellende inzichten

40 miljoen

bedrijven in onze database

Betrouwbare partner

AA

score Standard & Poor’s