Een perfecte factuur is stap 1 voor tijdige betaling

Johan Geeroms - Manager Risk Underwriting

Een fijn moment: de opdracht is klaar, de spullen zijn geleverd, de rekening kan de deur uit. Wat je niet wilt, is dat jouw klant de factuur bekijkt en opzijschuift. Later zal hij de nota nog wel eens bekijken; daar heeft hij nu geen tijd voor of er zijn andere redenen. Gevolg: je kunt wachten op jouw geld. Wil je tijdig betaald worden? Zorg er dan voor dat er een perfecte factuur de deur uitgaat. Ook omdat je dan sterker staat mocht zich een juridisch conflict voordoen over de nota.

Of het nou de naam van de klant is, de omschrijving van jouw levering, het nummer of de datum van de factuur; zorg dat de rekening compleet is en foutloos. Tot aan het btw-bedrag toe. En misschien wel het belangrijkste: controleer vooraf of je het juiste factuuradres hebt. Check het bij jouw klant. Misschien klopt het adres op de website niet meer. Als je facturen per e-mail stuurt, vraag dan om een leesbevestiging. Achteraf kan dan niet meer gezegd worden dat een factuur niet tijdig is ontvangen.

Omschrijving op de factuur

Op de nota omschrijf je de producten die je hebt geleverd. Gebruik daarvoor geen interne (onbegrijpelijke) productcode maar benoem jouw levering in duidelijke taal. En sluit daarbij aan op de tekst die je hebt gebruikt in de offerte waarop de deal is gebaseerd. 

Veel ondernemers vinden het lastig om hun klanten te streng of formeel te benaderen. Ze vinden het niet passen bij de zakelijke relatie die ze hebben. Maar onthoud dit: je bent zelf de afspraken nagekomen bij de levering. Dat mag je ook verwachten van jouw opdrachtgever. Zo doen echte ondernemers dat.  

Hoe vriendelijk de relatie met jouw klant ook is, een factuur is een juridisch document. Het moet strikt en duidelijk zijn. De betalingstermijn is daarvan een voorbeeld. Hoe meer ruimte je de afnemer geeft, hoe langer je soms op jouw geld moet wachten. De meeste ondernemingen worstelen met hun werkkapitaal. Overal proberen ze ruimte te vinden. Vandaar dat je kordaat moet zijn en een betalingsvoorwaarde moet noemen: binnen twee weken moet de rekening betaald zijn.

Met een betalingstermijn heb je een duidelijke reden om te reclameren

Als de betalingstermijn is verstreken, kun je eerst even bellen. Dat is persoonlijker dan mailen. Misschien is er wel een goede reden waarom de rekening opzij is gelegd. Een klacht bijvoorbeeld. Maar als je wordt afgescheept met ‘We zullen er binnenkort naar kijken’, dan wacht je nog een weekje, maar daarna moet je echt een herinnering sturen. Vermeld ook gerust dat er na telefonisch contact nog steeds niet is betaald. Je geeft de opdrachtgever het gevoel dat je erbovenop zit en dat is precies de bedoeling. De praktijk leert dat betaalgedrag alleen maar slechter wordt als de bewaking van facturen slap is geregeld. Zet de schroom opzij en neem het heft in eigen hand.

Perfecte facturen en een strak debiteurenbeleid kenmerken een gezonde onderneming. Wilt je weten hoe jij een goede factuur en herinnering opstelt? Raadpleeg de whitepapers die wij hierover maakten: Hoe ziet een correcte factuur eruit en Tips voor een correcte betalingsherinnering

 

 
Schrijf je nu in