De praktijk leert: hoe langer een factuur open blijft staan, hoe groter de kans op een slepende kwestie. Zorg voor een strak aanmaningsproces. Is de betalingstermijn van jouw factuur verlopen? Dan stuur je een betalingsherinnering. Betaalt jouw klant ook dan de factuur niet, dan wordt het hoogste tijd voor een officiële aanmaning.
Wat is een aanmaning?
Met een aanmaning sommeer je jouw klant om direct de openstaande factuur te betalen. Is een betalingsherinnering nog vriendelijk van toon, een aanmaning is strikter en dwingender. Je maant jouw klant nu te betalen. De termijn die je stelt is niet langer dan 5 werkdagen. Door het sturen van een aanmaning laat je zien dat je het uitblijven van de betaling serieus neemt. Je waarschuwt jouw afnemer dat je -bij uitblijven van de betaling- de vordering uit handen geeft. Je geeft daarbij aan dat de extra kosten hiervan voor rekening zijn van jouw klant.
Wanneer verstuur je een aanmaning?
Voordat je een aanmaning verstuurt zijn er een aantal zaken die eerst probeert om jouw klant te laten betalen. Bijvoorbeeld het versturen van een betalingsherinnering. Heb je nog niet gebeld met jouw klant waarom er niet wordt betaald? Doe dat dan vooral eerst. Misschien gaat er administratief iets fout (bijvoorbeeld een verkeerd factuuradres) of is er een andere barrière. Mogelijk heeft jouw klant vragen over de nota of is er een klacht die u eerst nog moet afhandelen. Kortom, onderzoek waarom er niet wordt betaald.
Ontbreekt een duidelijke verklaring? Heb je het idee dat je aan het lijntje wordt gehouden en dat er misschien iets anders speelt (betalingsproblemen)? Hoogste tijd om een aanmaning de deur uit te doen.
Wat staat er in een aanmaning?
In een schriftelijke aanmaning herinner je jouw klant aan zijn betalingsverplichting. Ook verwijs je naar de eerdere verstuurde betalingsherinneringen. Meld ook dat je een incassobureau inschakelt of naar de rechter stapt als jouw klant niet betaalt. De aanmaning vermeldt ten minste:
 |
Let op! |
|---|
Ontbreekt deze informatie? Dan is er niet op de juiste manier aangemaand. En dan mag je geen incassokosten in rekening brengen. Dan moet je eerst een nieuwe aanmaning sturen.
Verder mag je, naast de incassokosten, niet ook nog aanmaningskosten, herinneringskosten, administratiekosten, bureaukosten of andere kosten in rekening brengen. In de incassokosten moeten namelijk alle extra kosten zitten die worden gemaakt om de klant de rekening te laten betalen.
Hoe voorkom je dat je een laatste aanmaning moet sturen?
- Check voordat je zakendoet met een nieuwe klant de kredietwaardigheid, het betalingsgedrag en de financiële status van deze klant. En controleer ook of jouw contactpersoon tekenbevoegd is.
- Zorg voor de juiste opvolging van jouw openstaande facturen en borg een strak incassoproces. Besteed het incasso eventueel uit.
- Verzeker jouw openstaande facturen door middel van een kredietverzekering.
Kies voor optimaal beheer van jouw facturen
Sluit een kredietverzekering af
Sluit een kredietverzekering af
Financiële informatie
Wij analyseren de financiële situatie van jouw klanten en prospects. Elke dag.
Incasso service
Wij zorgen voor incasso, zodat jouw achterstallige betalingen worden geïnd.
Schadevergoeding
Wij vergoeden de facturen die alsnog onbetaald blijven of als jouw klant failliet is.
Wij vertellen je graag hoe we je kunnen helpen bij jouw debiteurenbeheer
Je bent liever bezig met ondernemen. Dat begrijpen wij als geen ander. Daarom nemen we je graag zorgen over handels- en betaaltisico's uit handen. Met onze kredietverzekeringen zorgen wij voor meer zekerheid in jouw debiteurenbeheer. Dan heb je geen twijfel meer of je die grote opdracht wel aan moet nemen. En lig je niet wakker omdat je twijfelt of een grote factuur wel betaald wordt. Een kredietverzekering geeft betalingszekerheid. Veel ellende wordt voorkomen en jij kunt je maximaal concentreren op jouw eigen zaak. Een kredietverzekering is geen garantie dat klanten jouw facturen altijd betalen, maar gaat het toch mis dan vergoeden wij aan jou de schade. Neem gerust eens contact met ons op om de mogelijkheden voor jouw bedrijf te bespreken.