Debiteuren­­administratie

Een onmisbaar instrument voor een gezond bedrijf.

Wat is een goede debiteurenadministratie?

Wat is een goede debiteurenadministratie? Dat is een glashelder overzicht van je facturen die uitstaan. Inclusief de betaaltermijn per factuur. Is de betaling te laat? Dan zie je dat meteen en weet je dat er actie nodig is. De praktijk wijst uit dat wanbetaling minder voorkomt naarmate uitstaande nota’s strenger worden bewaakt.

Veel ondernemers hebben de neiging om hun klanten volop ruimte te geven. Is de betalingstermijn verlopen en is het geld nog niet binnen? Dan wachten ze nog wel een weekje of wat. Dat is het slechtste wat je kunt doen. Niet of laat betalende klanten is een groot probleem binnen het MKB. Het zorgt ervoor dat bedrijven geld tekort komen om hun dagelijkse business te financieren. Als gaandeweg blijkt dat bepaalde facturen helemaal niet worden betaald, dan kan dat jouw bedrijf duur komen te staan.


Bijna 35% van de facturen te laat betaald

Wist je dat ongeveer een derde van alle facturen niet goed of tijdig wordt betaald? Dat is veel. Het is de kunst om dat binnen de perken te houden. Daarom is een goede debiteurenadministratie zo belangrijk. Het biedt je de mogelijkheid er bovenop te zitten.

Wat heb je nodig? Verstuur je maar een paar nota’s per maand, dan volstaat een Excel-bestand. Is het aantal facturen groter? Dan is het verstandig om te investeren in een softwareprogramma. Vaak zijn hiermee ook facturen te versturen. Handige systemen, die aangeven wanneer de betalingstermijn is verlopen. Voor jou het sein om meteen een betalingsherinnering de deur uit te doen. Hiermee laat je de klant zien dat je de bewaking van de facturen serieus hebt georganiseerd. Schroom niet om de klant even te bellen of te mailen. Gewoon even vriendelijk informeren. Is er mogelijk onduidelijkheid over de nota? Is de nota misschien zoekgeraakt? Meld dat je een herinneringsnota zult sturen.

Voldoe aan wettelijke regels

Wordt er nog steeds niet betaald? Opnieuw maakt de geautomatiseerde debiteurenadministratie hier melding van. Nu stuur je geen herinnering meer maar een aanmaning. Dit keer is de toon strikter en dwingender. Binnen 5 dagen wil je geld zien. En ook waarschuw je de klant dat je -bij uitblijven van de betaling- de vordering uit handen geeft. Veel ondernemers vinden het lastig om hun klanten op deze toon aan te spreken. Dat is begrijpelijk maar toch is het ook belangrijk dat je zakelijk en juridisch duidelijk bent. Eenvoudigweg omdat je daarmee aan de wettelijke regels voldoet.

Maar de kern is dus: de debiteurenadministratie is de ruggengraat van jouw klantmonitoring. Een belangrijk instrument dat ondernemers vaak links laten liggen. Omdat ze andere zaken belangrijker vinden. En daarmee kan je bedrijf onnodig in riskant vaarwater terecht komen. Hoe losser je facturen bewaakt des te losser gaat de klant met jouw betaling om. Met als gevolg dat facturen stelselmatig te laat worden betaald. Dat betekent dat je continu geld ‘kwijt’ bent; geld dat je hard nodig hebt om je eigen activiteiten en groei te financieren. In het ergste geval kun je op een bepaald moment zelf niet meer aan je eigen verplichtingen voldoen.

Sneller jouw geld binnen

Zorg dat je op tijd je geld krijgt. Voer een strakke debiteurenadministratie! Benut de kracht van dit instrument om de financiële gezondheid van je bedrijf te versterken. En als je het systeem eenmaal op poten hebt staan, kost het je ook helemaal niet zoveel tijd om het bij te houden. Gewoon doen dus!

Kies voor zekerheid

Ondernemers houden zich liever bezig met de eigen business. Dat begrijpt Euler Hermes als geen ander. Met onze kredietverzekeringen zorgen wij voor zekerheid. Dan hoef je niet wakker te liggen omdat een grote factuur misschien onbetaald blijft. Een kredietverzekering geeft betalingszekerheid. Veel ellende wordt voorkomen en jij kunt je maximaal concentreren op je eigen zaak. Een kredietverzekering is geen garantie dat er geen wanbetaling plaatsvindt, maar de gevolgen vangen wij voor je op.

Bekijk onze oplossingen