Onderhandelen over betalingsvoorwaarden

Debiteurentermijn: alles wat je moet weten

Hoe snel betalen je klanten? Dat is een belangrijke vraag voor elk bedrijf. De debiteurentermijn geeft antwoord op deze vraag. In dit artikel lees je alles over de debiteurentermijn.
Wanneer komt je geld binnen? Hoe lang duurt het voordat je klant betaalt? Voor jou als ondernemer is het handig om te weten hoeveel tijd er (gemiddeld) zit tussen het versturen van je facturen en de betaling ervan. Dat noemen we de debiteurentermijn. Een te hoge debiteurentermijn is een alarmbel. Jouw geld is onnodig lang onderweg. Het duurt te lang voordat klanten betalen, waardoor jij het geld mist voor allerlei acties om de groei van je bedrijf te vergroten. Het is daarom goed om te weten wat jouw debiteurentermijn is.  

Jouw bedrijf krijgt een order binnen. Om een product te maken, of een dienst uit te voeren. Jij gaat daar mee aan de slag en levert volgens afspraak het werk af. Klant tevreden, helemaal mooi. De factuur kan de deur uit. Op dat moment is die klant een debiteur. Iedere klant die jou nog geld verschuldigd is en die dus een rekening bij jou open heeft staan, is een debiteur. Het debiteurensaldo is de optelsom van het openstaande krediet bij die betreffende klant. Heeft een klant betaald? Dan is hij geen debiteur meer.

Definitie debiteuren: afnemers naar wie je facturen stuurt en waarvan je nog geld moet krijgen

Stel, je ziet extra verkoopkansen. Dat betekent dat je groter moet inkopen. Heb je daarvoor het geld? Om dit soort acties in te plannen is zicht nodig op de geldstroom binnen jouw bedrijf. De debiteurentermijn helpt daarbij. Het is een kengetal dat aangeeft hoe lang je gemiddeld op je geld (betaling van jouw facturen) moet wachten.

De berekening van dit kengetal gaat als volgt: deel de omzet door het gemiddelde debiteurensaldo en vermenigvuldig dat met 365 dagen.

Stel, de uitkomst is 44 dagen. Terwijl op jouw factuur staat dat de klant binnen een maand moeten betalen. Dan is er ruimte voor verbetering. Hoe? Door de betaaltermijn van je facturen beter te bewaken. Sneller een betalingsherinnering te sturen als je klant te laat betaalt. Of je klant gewoon even bellen met de vraag of de betaling van de factuur al in behandeling is genomen.

Als je voor jouw bedrijf de debiteurentermijn hebt berekend, kun je die vergelijken met de gemiddelde debiteurentermijn die voor jouw branche gangbaar is. Je kunt dat navragen bij de branchevereniging of bespreken met collega-ondernemers. Ligt jouw debiteurentermijn boven het branche-gemiddelde dan weet je dat er ruimte is voor maatregelen om sneller aan je geld te komen.

Het minste wat je kunt doen om de debiteurentermijn te verlagen is de bewaking van je uitstaande facturen te verbeteren. Als jij jouw klanten de ruimte geeft om een paar weken te laat te betalen, dan geef je als bedrijf feitelijk een verkeerd signaal af. Zo van ‘bij ons komt het niet zo nauw wanneer je betaalt’. Je loopt hierdoor extra risico: de belangrijkste oorzaak van faillissementen is dat klanten te laat of niet betalen.

De vraag is of jouw betaaltermijn misschien verkort kan worden door simpelweg de betaaltermijn te verkorten. Bijvoorbeeld van een maand naar drie weken. Dan creëer je een verbetering van 25%. Of die drie weken haalbaar zijn hangt af van de gewoonte binnen jouw branche. Het moet niet zo zijn dat klanten weglopen omdat ze bij jou eerder moeten betalen dan bij een ander. Hoe dan ook staat het jou vrij om jouw betalingsvoorwaarden aan te passen.   

Het is goed om te weten wat jouw debiteurentermijn is. Het geeft zicht op je werkkapitaal. Ook geeft het inzicht of je niet onnodig lang op je geld moet wachten als de factuur eenmaal de deur uit is. Maar wat nu als een klant niet meer kan betalen?

Non-betaling van een factuur, zelfs een relatief kleine factuur, kan jouw bedrijf schaden. De impact wordt nog groter als je afhankelijk bent van tijdige betaling om onkosten te betalen. Of als je afhankelijk bent van een klein aantal klanten. Tel daarbij de tijd en het geld op dat je kwijt bent aan het incasseren van de schuld, dan wordt het duidelijk dat het niet betalen van een factuur meer kost dan de nominale waarde van de rekening.

Een voor de hand liggende oplossing tegen dit risico is een kredietverzekering:

  • Als jouw klant niet betaalt, vergoedt deze verzekering de schade bij wanbetaling.
  • Bijkomend voordeel is dat je ook inzicht krijgt in de kredietwaardigheid van jouw klanten en prospects.
  • Incasso in binnen- en buitenland is inbegrepen.  

Wil je meer weten over onze oplossingen?

Onze adviseurs maken graag een risico inventarisatie van jouw klantenportefeuille. Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie of een vrijblijvende afspraak.