Onderhandelen over betalingsvoorwaarden

Hoe onderhandel je met klanten over betalingsvoorwaarden?

Het is niet makkelijk om te onderhandelen over betalingsvoorwaarden met klanten aan wie je handelskrediet verleent. Lees hier onze tips om jouw cashflow te beschermen.

Soms is het lastig om bij het onderhandelen over betalingsvoorwaarden de juiste balans te vinden: je wilt je eigen financiële positie niet in gevaar brengen en tegelijkertijd voor de klant aantrekkelijke voorwaarden bieden. Een grondige analyse van de klant en de relevante dekkingsmogelijkheden helpt je om de ideale balans te vinden.

Wanneer je een klant handelskrediet verleent, ga je akkoord met een uitstel van betaling, ook al is de factuur ondertekend en de omzet geboekt. Daarom moet je controleren of jouw cashflowpositie dit toelaat.

Voordat je over betalingsvoorwaarden onderhandelt, is het belangrijk dat je eerst je werkkapitaal grondig analyseert. Een opeenstapeling van handelsvorderingen kan je vrije cashflow beperken, en dit heeft weer negatieve gevolgen voor jouw dagelijkse activiteiten en investeringen.

Daarnaast raden we aan om te controleren of jouw bedrijf over voldoende financiële reserves beschikt die je kunt aanspreken in geval van wanbetalers.

Ken jouw cashflow positie

Voordat je onderhandelt over betalingsvoorwaarden, raden we daarnaast aan om de financiële situatie van jouw klant te onderzoeken. Je kan bijvoorbeeld een kredietrapport opvragen waarin je de betalingsgeschiedenis van je klant kunt bekijken. De kredietscore geeft inzicht in de financiële stabiliteit van een bedrijf en hoe groot de kans is dat het bedrijf facturen op tijd betaalt. Je kunt kredietrapporten en -scores onder andere opvragen bij banken en gespecialiseerde bedrijven.

Gebruik de jaarrekening van het bedrijf om de solvabiliteit op korte en middellange termijn te analyseren. Let met name op de operationele cashflow, de cashflow van de dagelijkse activiteiten, en de verhouding tussen schulden en inkomsten in vergelijking met het gemiddelde in de sector.

Je kunt bovendien een kredietcheck opvragen, zodat je weet of de klant over voldoende liquide middelen beschikt om facturen op tijd te betalen.

Onderzoek echter niet alleen de financiële situatie van je klanten, maar kijk ook naar hun reputatie, de reputatie van hun bank, hun manier van zakendoen en de achtergrond van de directieleden. Vertrouwen speelt namelijk een belangrijke rol bij het verlenen van kredieten.

Waar moet je op letten?  

Er zijn een aantal meer objectieve en niet-financiële factoren waar je ook rekening mee moet houden wanneer je de kredietwaardigheid van je klant onderzoekt en onderhandelt over de betalingsvoorwaarden:

  • De grootte van de klant: kleine bedrijven zijn risicovoller en duurder om te beheren in verhouding tot wat ze jouw bedrijf opleveren.
  • De levensduur van producten: bij producten die bederfelijk zijn of een korte houdbaarheid hebben, neemt de dekkingswaarde, die kan dienen als waarborg in geval van wanbetaling, snel af. Probeer in deze gevallen altijd een korte betalingstermijn overeen te komen.

Belangrijke betalingsvoorwaarden

De verkoopwaarden omvatten de belangrijkste bepalingen van de koopovereenkomst: de kosten, hoeveelheid, betalingsmethode en datum. Hier mag geen enkele onduidelijkheid over bestaan.

In de verkoopovereenkomst komt het handelskrediet tot uiting in een ‘kredietlijn’, waarin de betalingen over een bepaalde periode worden uitgesmeerd. Dit is iets anders dan een vooruitbetaling (Payment in Advance – PIA) waarbij een product of dienst vóór levering wordt betaald, of betaling bij levering (Cash On Delivery – COD) waarbij de betaling direct na levering plaatsvindt.

In geval van een kredietlijn kan de klant onderhandelen over een korting voor vroege betaling of tijdige betaling van de factuur. Door afspraken te maken over dergelijke kortingen, stimuleer je klanten om snel(ler) te betalen en vergroot je hun loyaliteit op de lange termijn.

Voorbeeld: Je verleent een handelskrediet onder de voorwaarden ‘5/10 net 30’. Dit betekent dat wanneer de klant de factuur binnen 10 dagen betaalt, hij 5% korting krijgt. Betaalt hij niet binnen 10 dagen, dan moet hij het volledige bedrag binnen 30 dagen betalen.

Als tegenprestatie voor een langere betalingstermijn kun je ook met klanten afspreken dat zij een aanbetaling doen.

Je kunt het volgende doen om ervoor te zorgen dat je facturen op tijd worden betaald:

  1. Factuureer zo snel mogelijk en vraag de klant de ontvangst van de factuur te bevestigen. Noteer de factuurgegevens en neem contact op met de klant wanneer de vervaldatum aanstaande is in plaats van dat je wacht tot de factuur al achterstallig is, met name wanneer het om grote factuurbedragen gaat. Als de vervaldatum toch wordt overschreden, zorg dan dat je in gesprek blijft met de klant en dat deze laatste goed begrijpt dat je wanbetaling niet accepteert.
  2. Grijp snel en krachtig in bij achterstallige betalingen. Zet bijvoorbeeld een geautomatiseerd herinneringsproces op om klanten te herinneren aan hun betalingsverplichting.
  3. Indien de klant niet voor de vervaldatum betaalt, kun je de klant een boete opleggen of rente in rekening brengen. Wanneer de klant financieel echter al zwaar heeft, is de kans natuurlijk klein dat opgelegde boetes wel worden betaald.
  4. Als laatste redmiddel kunnen de activa van de klant als backstop-garantie dienen. Hier gaat vaak wel een langdurig en kostbaar juridisch proces aan vooraf.

Bij insolventie van de klant is de kans op succes bij de laatste twee mogelijkheden erg klein. In deze gevallen helpt een kredietverzekering je om jouw handelskredietrisico af te dekken.

Slechts 58%

van de zakelijke facturen wordt op tijd betaald

(Free Agent)
 

Je algemene bedrijfsstrategie bepaalt hoe je invulling geeft aan de onderhandelingen en de technische en financiële aspecten van de betalingsvoorwaarden. Je moet bij jezelf nagaan welk soort relatie je op lange termijn met je klanten wilt opbouwen.

Beloon loyale en terugkerende klanten; zij zijn van essentieel belang voor het voortbestaan van je bedrijf, voor je dagelijkse activiteiten en uiteindelijk voor een solide operationele cashflow. Aan de andere kant moet je ook de relatie met klanten die te laat betalen in stand proberen te houden en spanningen wegnemen, om te voorkomen dat late betalingen uiteindelijk niet-betalingen worden.

Kortom, er bestaat helaas geen vaste formule voor het onderhandelen over betalingsvoorwaarden. Maar diepgaand inzicht in jouw financiële situatie en die van je klant en een duidelijke bedrijfsstrategie kunnen je helpen om een stevige basis voor onderhandelingen te creëren. Aangevuld met een goede kredietverzekering kun je de financiële situatie van je bedrijf en je klantportfolio op lange termijn efficiënt beheren.

Wil je meer weten over onze kredietverzekeringen?

Met onze kredietverzekeringen  zorgen wij voor meer zekerheid in jouw debiteurenbeheer. Dan heb je geen twijfel meer of je die grote opdracht wel aan moet nemen. En lig je niet wakker omdat je twijfelt of een grote factuur wel betaald wordt. Een kredietverzekering geeft betalingszekerheid voor jouw openstaande facturen. Veel ellende wordt voorkomen en jij kunt je maximaal concentreren op jouw eigen zaak. Een kredietverzekering is geen garantie dat klanten  jouw facturen altijd betalen, maar gaat het toch mis dan vergoeden wij aan jou de schade. Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie of een vrijblijvende afspraak.