fraude-preventie-tips

Bedrijfsfraude

Bedrijfsfraude (ook wel zakelijke fraude genoemd) kan op allerlei manieren je bedrijf aantasten. Het kan van buitenaf komen, of van binnenuit. Van diefstal tot nepfacturen, van cybercrime tot CEO-fraude. In dit artikel: hoe kun je bedrijfsfraude voorkomen?

Belangrijkste kenmerk van bedrijfsfraude, ook wel zakelijke fraude genoemd, is dat het heel erg lijkt op ‘business as usual’. Het valt niet op. Fraudeurs kopiëren de werkelijkheid. Ze bootsen de gewoontes van een branche na om zo vertrouwen te winnen. Bijvoorbeeld door uit naam van een ander een bestelling te plaatsen. Alles lijkt te kloppen. Je herkent meteen de huisstijl en denkt: dit zit wel goed. Alleen blijkt één lettertje in het emailadres af te wijken.

Of een ander voorbeeld: fraudeurs doen zich voor als de directeur van jouw bedrijf en vragen per email aan een financieel-medewerker om met spoed geld over te maken. Aan het emailbericht is nauwelijks te zien dat hier een fraudeur achter zit. Dit wordt ook wel CEO-fraude genoemd.

Het gevaar kan ook van binnenuit komen. Medewerkers die zich handig verrijken of stiekem samenwerken met je grootste concurrent. Fraude van eigen personeel kent vele varianten: declaratiefraude, onderhands doorverkopen van jouw spullen, bedrijfsinformatie kopiëren en doorspelen naar de concurrent, schending concurrentiebeding en zo is er nog veel meer.

Volgens de Fraudehelpdesk zijn MKB en middelgrote bedrijven steeds vaker slachtoffer van fraude. Tot een aantal jaar geleden waren vooral multinationals het mikpunt van fraudeurs. Fraudeurs ontdekken steeds vaker dat het helemaal niet zo moeilijk is om bedrijven geld afhandig te maken. 

CEO fraude en fraudeurs die zich voordoen als klanten of leveranciers vormen een groeiende bedreiging voor bedrijven. Maar niet alleen criminele activiteiten van derden, ook jouw eigen medewerkers kunnen schade aanrichten.

Interne fraude wordt gepleegd door een of meerdere van uw medewerkers. Enkele bekende voorbeelden van interne fraude zijn: 

  • Betaling van fictieve facturen op een privérekening
  • Diefstal van kantoorbenodigdheden
  • Aankoop van ongepaste relatiegeschenken
  • Aankoop van goederen op naam van de onderneming voor privédoeleinden
     

Externe fraude wordt gepleegd door mensen van buiten de onderneming om geld of goederen te stelen.  Voorbeelden van externe fraude:

  • Identiteitsdiefstal: het bekende voorbeeld waarbij een fraudeur zich voordoet als de CEO en CFO
  • Het onderscheppen en vervalsen van facturen
  • Het onderscheppen en vervalsen van bestellingen
  • Het vervalsen van stemmen, handtekening of e-mails
  1. Wees waakzaam
    Alsje  iets vreemds opmerkt, wees dan voorzichtig. Open geen verdachte links van bedrijven of mensen die je niet kent. Toon hetzelfde wantrouwen tegenover de websites die je bezoekt.
  2. Bel even
    Als je een verdachte e-mail ontvangt waarin om informatie over jouw bedrijf wordt gevraagd, bel dan de organisatie in kwestie op om na te gaan of het verzoek gerechtvaardigd is. Jouw financiële instelling zal nooit per e-mail contact met je opnemen om persoonlijke of vertrouwelijke informatie op te vragen.
  3. Ken jouw leveranciers
    E-mail mag niet het enige communicatiemiddel zijn met jouw leveranciers en andere partners of medewerkers. Zorg voor andere vormen van contact met hen. Leer hen goed kennen. Zo kun je een verzoek dat niet past in de gewoonten van een leverancier, sneller identificeren.
  4. Wijs betalingslimieten toe
    De limieten die worden toegekend aan medewerkers met weinig ervaring moeten lager zijn. Ook al heb je het druk, probeer geen werk te vermijden door jouw medewerkers hogere limieten toe te kennen. Ken passende financiële limieten toe en evalueer deze regelmatig.
  5. Pas dubbele goedkeuring toe
    Zorg ervoor dat ten minste 2 personen de betalingen goedkeuren. Dit tweeledige goedkeuringsmechanisme zal jouw bedrijf beschermen. De controle door een tweede persoon maakt het mogelijk fouten of pogingen tot fraude op te sporen die de bedrijven duur kunnen komen te staan.
  6. Controleer jouw bankrekeningen regelmatig
    Als je de activiteit van jouw bankrekeningen op de voet volgt, zal elke frauduleuze operatie je onmiddellijk opvallen. Houd er rekening mee dat, zelfs als het beleid van jouw financiële instelling eruit bestaat om elk bedrag dat verband houdt met een ongeoorloofde transactie terug te betalen, het tijd kan kosten om incidenten te melden. Als je fraude vermoedt, meld dit dan onmiddellijk bij jouw bank.
  7. Update jouw software
    Een verouderde software kan informatie niet voldoende beschermen. Installeer een antivirussoftware en werk deze regelmatig bij, maak back-ups en doe een beroep op externe technologie-experts.
  8. Maak jouw werknemers bewust
    Zorg ervoor dat jouw medewerkers de huidige bedreigingen en de tactieken van fraudeurs kennen. Bied hen opleidingen aan over de technieken en het beleid in verband met de fraudebestrijdingscampagne. Herinner de medewerkers regelmatig aan het belang van waakzaamheid. Deze herinneringen zijn een zeer doeltreffend middel om fraude te voorkomen.
  9. Voorzie een procedure die in geval van fraude moet worden gevolgd
    Zorg voor een te volgen procedure en deel die mee aan alle medewerkers. In geval van fraude worden paniekreacties vermeden en kunnen jouw medewerkers rustig, zonder overhaasting en volgens de vastgestelde procedure handelen.

 Fraude is nooit helemaal te voorkomen. Toch zijn er zaken die je zelf kunt doen om fraude zoveel mogelijk te voor
 komen. Voer preventiemaatregelen in en zorg voor duidelijke afspraken en controles. Om je te helpen maakten wij
 een fraudepreventiegids. Boordevol tips om zakelijke fraudeurs voor te zijn. Helemaal gratis!
Het is een illusie om te denken dat je bedrijfsfraude voor 100% kunt uitsluiten. Dat betekent dat je vroeg op laat tegen een stevige klap kunt oplopen. Vandaar de fraudeverzekering van Allianz Trade. Hiermee bescherm je j ouwbedrijf tegen verliezen die door fraude ontstaan zoals financiële verliezen, schade aan eigendommen en reputatieschade.